Toimeksiantosopimus – mitä toimeksiantosopimukseen pitää kirjata?

Toimeksiantosopimus kuulostaa siistiltä ja hallitulta. Todellisuudessa se on usein sähköpostiketju, jossa toinen lupaa "hoitaa tämän viikon aikana" ja toinen olettaa saavansa valmista perjantaina. Sitten ihmetellään, mitä piti toimittaa, paljonko maksetaan ja kuka korjaa jäljet, jos lopputulos ei vastaa odotuksia.

Tämä artikkeli antaa yleistä tietoa toimeksiantosopimuksista eikä korvaa yksittäisen sopimuksen juridista arviota.

Mikä toimeksiantosopimus on?

Toimeksiantosopimus on sopimus, jossa yksi osapuoli sitoutuu tekemään tietyn työn, palvelun tai asiantuntijatehtävän toiselle. Se voi koskea esimerkiksi konsultointia, suunnittelua, kirjoittamista, markkinointia, ohjelmistotyötä tai muuta asiantuntijapalvelua.

Keskeinen kysymys on tämä: mitä tarkalleen tehdään, millä aikataululla ja millä hinnalla.

Jos nämä kolme kohtaa jäävät hämäriksi, loppu on yleensä vain riidan yksityiskohtia.

Mitä toimeksiantosopimuksessa pitää olla?

Ainakin nämä:

• osapuolet ja yhteystiedot
• toimeksiannon sisältö
• aikataulu ja mahdolliset välitavoitteet
• hinta, laskutus ja maksuehdot
• vastuut ja reklamaatiot
• immateriaalioikeudet
• salassapito
• sopimuksen päättyminen

Moni sopimus näyttää paperilla pitkältä, mutta puuttuu juuri olennaisin kohta: mitä lopputuloksen pitäisi oikeasti olla.

Kuvaa työn sisältö niin, ettei sitä tarvitse arvailla

Huonoin mahdollinen määritelmä on "markkinointiapua tarvittaessa". Se voi tarkoittaa käytännössä aivan mitä tahansa.

Parempi tapa on kirjata:

1. mitä toimitetaan
2. missä muodossa se toimitetaan
3. milloin se toimitetaan
4. mitä tilaajan pitää itse antaa työn tekemistä varten

Esimerkiksi näin:

• kolme blogiartikkelia kuukaudessa
• yksi aloituspalaveri ja yksi kuukausiraportti
• aineisto toimitetaan Google Docs -muodossa
• tilaaja toimittaa taustamateriaalit maanantaihin mennessä

Kun lopputulos on yksilöity, riidanvaraa jää vähemmän.

Hinta ja laskutus, älä jätä tätä viimeiseksi

Sovi ainakin:

• onko hinta kiinteä vai tuntiperusteinen
• mitä hinta sisältää
• laskutetaanko etukäteen, kuukausittain vai työn valmistuessa
• mitä tapahtuu lisätöille
• mikä on maksuehto

Jos lisätöistä ei sovita mitään, niitä syntyy yleensä juuri sopivasti silloin, kun toinen osapuoli pitää niitä itsestäänselvinä ja toinen maksullisina.

Esimerkki taulukosta

Kenen vastuulla on mitäkin?

Toimeksiannossa ei ole kyse vain siitä, että tekijä tekee ja tilaaja maksaa. Usein molemmilla on velvollisuuksia.

Tilaaja voi olla vastuussa esimerkiksi siitä, että:

• lähtötiedot ovat oikeita
• aineisto toimitetaan ajoissa
• luonnokset hyväksytään kohtuullisessa ajassa

Tekijä taas vastaa esimerkiksi siitä, että:

• työ tehdään sovitulla tavalla
• viivästyksistä ilmoitetaan ajoissa
• lopputulos on sovitun tasoinen

Jos tämä jako puuttuu, jokainen ongelma muuttuu helposti syyttelyksi.

Immateriaalioikeudet, eli kuka omistaa lopputuloksen?

Tämä on kohta, jonka moni huomaa vasta liian myöhään. Jos sopimuksessa ei sovita käyttöoikeuksista tai omistuksesta, oletukset voivat mennä pahasti ristiin.

Käytännössä kannattaa kirjata esimerkiksi:

• siirtyvätkö oikeudet kokonaan tilaajalle
• saako tekijä käyttää materiaalia referenssinä
• mitä tapahtuu luonnoksille ja keskeneräiselle aineistolle
• sisältyvätkö lähdetiedostot hintaan

Erityisen tärkeää tämä on silloin, kun toimeksianto koskee sisältöjä, suunnittelua, ohjelmistoa, kuvia tai muuta aineistoa, jota voi käyttää myöhemmin muuallakin.

Tarvitaanko salassapitoa?

Usein kyllä. Jos toimeksianto koskee asiakasdataa, liiketoimintasuunnitelmaa, hinnoittelua, koodia tai muuta luottamuksellista aineistoa, pelkkä hyvä tahto ei ole sopimusehto.

Tällöin toimeksiantosopimuksen rinnalle voi liittää salassapitosopimuksen. Jos aihe on ajankohtainen, lue myös salassapitosopimus NDA.

Kannattaako käyttää valmista pohjaa?

Kyllä, jos haluat päästä nopeasti järkevään alkuun. Meiltä löytyy täytettävä toimeksiantosopimus-malli, joka toimii hyvänä runkona moniin tavallisiin palvelusopimuksiin.

Jos työ on enemmän jatkuvaa asiantuntijapalvelua, rinnalle kannattaa katsoa myös konsulttisopimus tai yhteistyösopimus.

Yleisimmät virheet

• työn sisältö kuvataan liian ympäripyöreästi
• hinta sovitaan, mutta lisätöitä ei
• tekijänoikeuksista ei puhuta mitään
• hyväksymiskierrosten määrää ei rajata
• sopimuksen päättämisestä ei sovita

Näistä viimeinen kostautuu usein, kun yhteistyö hiipuu mutta kukaan ei tiedä, miten se lopetetaan siististi.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko toimeksiantosopimus olla suullinen?

Voi, mutta huono idea. Kirjallinen sopimus säästää muistilta ja hermoilta.

Pitääkö kaikki mahdolliset tilanteet kirjata?

Ei kaikkea maailmankaikkeudesta, mutta ne tilanteet kannattaa kirjata, jotka ovat tässä toimeksiannossa realistisia.

Kuka omistaa työn tuloksen ilman erillistä ehtoa?

Tilanne riippuu työn luonteesta, eikä oletusten varaan kannata jäädä. Asia kannattaa kirjata suoraan sopimukseen.

Milloin kannattaa käyttää muuta sopimusta kuin toimeksiantosopimusta?

Jos kyse on laajemmasta yhteistyöstä, jatkuvasta kumppanuudesta tai erityisestä konsultoinnista, toinen sopimustyyppi voi olla osuvampi.

Soita OikeusGurulle – 0600 411 104, 0,98 €/min + pvm/mpm

Saat apua siihen, millainen toimeksiantosopimus sopii omaan tilanteeseesi ja mitä kohtia valmiissa pohjassa kannattaa muuttaa ennen allekirjoitusta.